企业邮箱get这些技能 高效能处理邮件

来源:21CN科技| 2015-08-19 15:08:56|

  电子邮件想必大家都不会陌生,可是很多上班族并不了解公司的企业邮箱与平时使用的个人邮箱有什么大的区别。很多人对企业邮箱最直接的感观就是干净,没有垃圾邮件。可是有多少人不知道,企业邮箱的很多功能是可以大大提高我们的工作效率的。

  下面小编以使用中国电信企业邮箱的经验为例,悄悄告诉您,职场邮件处理,这些技能您不得不get!

  tips 1:学会邮件分类

  有没有觉得上班后打开邮箱就看到几十封未读邮件就让人眼花缭乱,瞬间惊呆而不知如何下手?在没有get这个技能前,小编一上班看到这么多未读邮件,重要通知、日报、领导回复、普通通知等一堆,感觉整个人都不好了。但学会了邮件分类这个技能,瞬间收件箱就有条理了,邮件处理起来更得心应手,重要邮件也不再错过。

  在中国电信企业邮箱WebMail功能栏,可以建立分类文件夹,对邮件进行有效分类。比如小编就把邮件归类为重要通知、归档邮件、salary(嘘,这是工资条,一般人我不告诉他)等,把所有发件人为某领导的邮件归为重要通知,把公司群发通知归类为普通邮件,然后就可以优先处理重要邮件,闲暇时间再阅读其他邮件。对于比较重要的邮件分类邮件夹,还会对其设置密码,避免信息泄露。

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  邮件分类的很大一个好处是,让邮箱变得井然有序,把不同类型的邮件归类在不同的文件夹,区分优先级去处理。重要紧急的事情优先处理,是不是大大地提高了时间管理效率?如果有需要,还可以选购邮件归档,实现邮件的长期保存、实时调阅、快速恢复等。值得一提的是,中国电信企业邮箱具备误删邮件恢复的功能,7天内可找回丢失的邮件,一个不小心误删邮件而懊悔半天的囧态就再也不用担心了,嘻嘻。

  tips 2:邮件收发有窍门

  好的企业邮箱处处体现人性化的交互设计,使用起来得心应手,小编使用的中国电信企业邮箱就有这个感觉,在某些细节设计上,例如发送邮件,如果邮件正文中提到有“附件”,它会提醒您是否有附件上传,诸如此类,用起来确实体验很好。

  另外,还有一些其它的功能体验也是感觉很实用,如企业邮箱匹配公司通讯录,在填写收件人、抄送人时可以进行相关搜索选择,避免了手动输入出错、费时且易造成信息泄密;邮件管理员可建立公司内部群组,如**项目组群邮,发邮件时只要轻轻一点就瞬间群发所有组内成员。

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  邮件撤回功能,可以在错发邮件时,及时撤回发给同域的未读邮件,降低不必要的麻烦;邮件跟踪功能,可以随时了解邮件是否被收件方阅读,提高沟通效率;邮件加密功能,可以对发送的重要邮件进行加密,收件人要具备密码才可查看;代收邮件,可以添加多个邮箱账户,及时获取关键邮件信息。

  tips 3:多端同步 利用零碎时间办公

  随移动互联网的迅速发展,也开始有了移动办公的概念。办公,也不一定非要在办公场所,只要有网络,随时随地都可以办公,充分利用您的碎片时间。

  小编使用中国电信企业邮箱,并关注了其微信企业号,平时使用起来得心应手:开通企业邮箱的手机邮箱,就可以对重要邮件开启短信服务、安全保障服务,当有重要邮件到达,或者邮箱被异常登录,都可以第一时间get到重要信息,及时处理。

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  企业邮箱微信企业号,更是移动办公的利器,可以在微信上收发邮件、填写日报,平时上下班等地铁公交的时间就可以写一天的工作日报,看看一些公司的新闻之类的。它还有一个特别赞的功能,就是移动考勤,可惜公司还不开放,不然小编就可以在公司500米开外定位刷卡了,不用拎着早餐飞奔去挤电梯担心刷卡延误啦!

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  小编看到身边不少人的企业邮箱都是满满的,找邮件时候看的各种眼花缭乱,就特别想说,放开那邮箱,让我来。看完上面这些企业邮箱tips,您有没有一些想法,如何更加高效能地处理工作邮件呢?学会这些技能,让您的工作化繁为简,轻松节省更多时间去享受生活。

责任编辑:NE067

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